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机械工程系团总支学生会外联部
2016-12-27 12:29   审核人:   (浏览数:)

外联部的简介

河南工学院机械工程系学生会外联部是在系学生会主席团领导下,主要负责学生会各个部门举办活动的经费以及做好我系与外界交流工作的部门。

外联部是一个以开展对外联系,搞好学校以及与社会的关系,积极开展各种有益活动的部门;外联部主要以拓宽院校之间工作交流作为主题,以增进校企合作关系为工作重点,旨在向外展示我院学生的真我风采,提高我们系学生会在社会的知名度,为学生会的各项活动筹集资金并且全面负责系学生会的对外交流联络工作以及在活动的顺利开展过程中提供积极帮助。

外联部始终坚持河南工学院机械工程系学生会“全心全意为全系师生服务”的宗旨,即为学生会活动提供经费,向外界展示我院学生的真我风采,积极开展各项活动服务于我系同学,用行动来说话。外联部是一个较为敏感的部门,因为在跑取赞助时会直接接触到金钱,所以对金钱的保管一定会做到万无一失,妥善保管;部门内部成员要做到公平公正,不可监守自盗、私自挪用。

外联部认真做好自己本分工作的同时,为系学生会内部建设做出贡献,积极配合系学生会其他部门工作,让系学生会的知名度不断提升。同时积极与其他高校进行交流与合作,扩大我们的社会影响力和活动开展的社会效应。

外联部工作职责

1.为系学生会校园文化活动解决经费问题。

2.促进系学生会内部团结与交流,积极配合各部门工作。

3.系学生会外联部是我院与外界沟通交流的桥梁与纽带,积极团结其他院校,彼此增进友谊、共同发展、促进合作。

4.主要以积极拓宽校际交流工作为主题,加强外联部与校内外其事业单位及个人的交流与合作,继续密切关注社会信息,发掘各个行业有兴趣到校内宣传或乐意赞助学生活动的商家并认真合作,洞察商家合作意向,及时收集信息,了解我院与商家各利益所在和共同需要,并以两者的结合点为出发点与赞助商进行双向沟通。

5.爱护学生会的集体荣誉,不损害系学生会的集体荣誉。

外联部工作制度

1.外联部所有成员要服从部门的工作安排,要有吃苦耐劳的精神,更要有大局思想和责任感。

2.外出联系商家时,须提前做好充分的准备,并及时向主席团及部长报告商家的要求以及商谈进展情况。外出拉赞助时,如果遇到突发事件及时和主席团或者部长联系,不得私自做主。

3.严格遵守外联部务实操作流程,任何人无权擅自同商家签订或者口头商定任何协议。

4.每次外出商谈,不允许单独行动,需要两人及两人以上共同出行,保护一身利益不受到伤害。

5.外出拉赞助时,应注意自身形象,在外面代表的是我们学校、我们系,不能做任何不符合学生规则的事情,要时刻牢记自己代表着学校、系学生会,必须着装整洁、言谈得体、保持学校及系学生会的良好形象。

6.与人交谈要注意场合,选择适当的方式方法,绝不能盛气凌人、妄言不知之事。

7.外联部的一切赞助物品及资金归学生会所有,任何人不得擅自动用,须在签定后统一支配。对部门内部各种资料须妥善保管,绝对不能外泄。若有发现,必将受到严厉惩罚。

8.部门人员有义务为部门收集各方面的消息情况以及商家,并上报部门。

9.任何人不得做出有损系部及系学生会名誉的事情,一旦查实发现会根据《奖惩制度》进行处理。

10.本着“认真、自信、诚恳、积极、热情”的原则妥善处理工作发生的问题。

外联部工作分工

部门内部每个成员都应分工明确,找到自己要做的事情以及应该做的事情。分工明确才能更好的将事情做好。

1.部长:是一个部门的直接领导有责任有义务更好的起到领导作用,有明确的头脑将部门内的事务分配给干事去做,同时也要以身作则起到领导带头作用。

2.干事:是部门工作的直接实行者,在工作时应时刻注意自己的形象,努力做事,力争上游,多干实事,真正践行学生会干事责任与义务。

3.团结就是力量,部门之间相互做到团结有爱互帮互助才能更好的工作。以集体荣誉为最高荣誉,保证集体的荣誉不受损。并且要认真积极做好本职工作,以大局为先。

外联部工作程序

1.要求做活动的部门提供详细的活动计划书、资金预算表,仔细了解有关活动情况;

2.由外联部干部干事写可行可操作的赞助策划;

3.确定赞助对象方向,着手收集赞助对象联系方式,相关资料等;

4.与赞助方公司负责人取得联系,向对方较详细介绍活动内容,宣传讲解赞助的可行性,可以给商家提供具体的宣传方式,可以给他们带来的宣传效益等;

5.及时将活动计划书及活动预算通知对方;

6.及时和赞助方洽谈赞助合作事宜,但合作条件不得有损学生会利益,不得与学校的校规校纪冲突;

7.洽谈成功后,制定详细严谨的合作协议,双方共同签订协议书;

8.所签合同必须经过主席团审定,报上级签字(盖章)后才可生效;

9.活动结束后,及时将活动结果反馈给赞助商;并保持联系以取得长期合作关系。

10.外联部的工作应该是长期、持续的,平时应多注意校园周围与学生生活相关的商家,并尽力与其保持密切联系。

外联部的管理

 

1.本部隶属于系学生会,将坚决服从上级的安排,主席团及部长有直接任免本部干事的义务。

2.每两周随系学生会开展例会。此外,部门内部不定期开例会,商讨部门及与工作相关的事宜。部门例会应有部长协调时间召开,全体成员必须出席会议,不得迟到、早退,有事不能出席的需要请假。

3.本部以例会到场情况,活动出勤率,赞助获取情况以及本人行为作为各成员量化及去留的参考。(注:以系学生会制度为准)

4.在财务方面的管理,外联部是一个直接接触到金钱的部门,所以对金钱的的管理必须要做到公正廉明,不监守自盗,保证金钱的安全。跑取成功的赞助需要完全上报主席团,不得弄虚作假,不得隐瞒。

5.在系学生会或内部有活动、开例会需要请假时要标明请假的原因,需要如实填写请假去向并向上级做出请示,得到准许后方得请假。

6.部门需要每周选出一个负责人,负责本周部门在系学生会的主要工作并且和其他部门做好活动的具体工作事项。

7.内部资料需要保存完整,商家的信息和资料同样需要认真保存完好,不得私自向外透露。

外联部主要工作

1.商业赞助:与校外企业、公司合作,争取各种商业赞助,为学生会活动提供活动经费。

2.校际交流活动:加强与外校的联络与合作,组织校际交流活动。

3.定期召开本部例会:结合校园实际讨论开展各类相关活动,部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。

4.联系其他事业单位为我系学生展开的活动给以赞助,为商家做宣传,主要包括拉条幅、做展板、开讲座和展览等。

5.联系各学校及我校的学生会,借鉴其工作经验,学习其管理方法,同时可邀请其参加我系的重大活动,以及开展和各大高校的文化交流。

6.建立有关的信息档案,广泛从社会上搜集资料,为本部门的对外联系工作提供信息服务。

7.自觉参加学生会各项活动,协助兄弟部门开展工作,树立良好的自身形象并在广大同学中起带头作用。  

机械工程系团总支外联部

2016年12月27日

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